KaPlan in Zeiten von Corona

Liebe KaPlan-Nutzer,

aufgrund der aktuellen Situation finden Sie hier zusammengefasst Informationen wie KaPlan Ihnen in dieser ungewöhnlichen Lage helfen kann.

Sollten Sie in nächster Zeit Fragen haben, wir sind, wie gewohnt, Montag-Freitag, 9-17 Uhr für Sie unter 0228 29 97 83 03 oder support@kaplan-software.de zu erreichen.

Wir wünschen Ihnen von ganzen Herzen alles Gute in dieser Zeit und bleiben Sie vor allen Dingen gesund!

Ihr KaPlan Team.

Entfallende Gottesdienste auf der Homepage

Wir haben den Request-Designer so angepasst, dass ab dem neuesten Release in den Varianten „Gottesdienstordnung, ortsgruppiert“ und „Gottesdienstordnung, chronologisch“ alle in KaPlan als „fällt aus“ gekennzeichneten Gottesdienste nun auch automatisch auf der Homepage angezeigt werden. Sie müssen dafür nichts auf Ihrer Homepage ändern.

Bei den Ausgabearten XML, JSON usw., die bei freier Programmierung (z.B. mittels PHP oder ASP) gewählt werden, ist das Feld „FaelltAus“ unbedingt auszuwerten und der Hinweis „Fällt aus“ programmatisch selbst zu ergänzen (zumeist roter Text).

Tipps & Tricks

Mobiles Arbeiten

Wenn Sie mit der 2-Faktor-Authentifizierung auf Citrix zugreifen können, haben Sie darüber auch Zugriff auf KaPlan, so dass dann auch ein Arbeiten mit KaPlan im Fall von Home-Office möglich ist. Für Informationen zur 2-Faktor-Authentifizierung melden Sie sich bitte beim Bistum.

Alle die bereits einen Flex-Link nutzen, können von jedem PC aus auf KaPlan zugreifen, so dass Sie auch im Fall von Home-Office mit KaPlan arbeiten können.

Wenn Sie im Moment noch RDP nutzen, da beispielsweise Ihre Internetverbindung für Flex zu langsam ist, können wir Sie, falls erwünscht, auch kurzfristigauf Flex umstellen, so dass auch Ihnen ein mobiles Arbeiten möglich ist.

KaPlan-Web wird auch weiterhin mit den gewohnten Funktionen zur Verfügung stehen, so dass auch hierüber mobil gearbeitet werden kann.

Informieren

Mit der rechten Maustaste auf einen Gottesdienst oder eine Raumbelegung klicken → „Informieren…“ können Sie die an dem Termin teilnehmenden Personen per Email oder SMS informieren.
Schreiben Sie dazu den entsprechenden Text oben in das Feld und klicken Sie für jede Person auf die gwünschte Kommunikationsart. Anschließend schließen Sie das Fenster mit Klick auf „Fertig!“ Dies ist z.B. für Teilnehmer einer einzelnen Veranstaltung eine gute Informationsmethode.

Wenn Sie eine Gruppe von Personen Informieren wollen (z.B. alle Lektoren oder Kommunionhelfer), gehen Sie auf „Stammdaten“ → „Mitarbeiter, Kontakte & Gruppen“ und Filtern Sie nach der entsprechenden Funktion. Anschließend können Sie über „Ausgabe der angezeigten Daten als“ → „Mitteilung (Email, SMS, Brief, Fax), wie oben beschrieben alle Personen informieren.

Alternativ können Sie auch über „Ausgabe der angezeigten Daten als“ → „Liste zum Einkopieren in Email“ eine Liste der Emailadressen erzeugen, die Sie nach klicken von „OK“ mit Strg+V in Ihr Email-Programm einkopieren können.

Alle entfallenden Gottesdienste werden natürlich auch weiterhin in KaPlan-Web mit dem entsprechenden Hinweis versehen, so dass alle KaPlan-Nutzer immer auf dem neusten Stand sind.

Intentionen

Intentionen aus entfallenden Gottesdiensten werden nicht gelöscht, Sie werden stattdessen von dem Gottesdienst gelöst und landen wieder unter Planung → Intentionen in den nicht zugeordneten Intentionen.
Hier sehen Sie das Plandatum und, falls eingetragen, den Besteller inkl. Telefonnummer, so dass Sie die Besteller informieren können. Die Intentionen können Sie zu gegebener Zeit per Drag & Drop einem neuen Gottesdienst zuordnen, so dass Sie nicht alle Intentionen erneut eingeben müssen.

Raumbelegung

Raumbelegungen können nicht mit „entfällt“ gekennzeichnet werden, daher schreiben Sie am besten vor den Anlass „ENTFÄLLT“.
Sie können anschließend über den Reiter „Übersicht & Suche“ in der Raumbelegung nach dem Begriff „entfällt“ suchen und bekommen dadurch eine Liste aller Raumbelegungen die ausfallen.

Über den Reiter „Übersicht & Suche“ können Sie sich auch einen Überblick verschaffen, welche Raumbelegungen in den nächsten Wochen bei Ihnen überhaupt anstehen. Geben Sie dafür über die Kalender oben ein „ab“-Datum an und anschließend aktivieren Sie das „bis“-Datum. Sie können diese Suche auch noch auf bestimmte Räume oder auch auf nur Raumbelegungen mit Mieteinnahmen begrenzen. Mit einem Klick auf „Los!“ bekommen Sie eine Liste der Raumbelegungen, die Ihren Kriterien entsprechen.

Onlineschulungen

Auch in den kommenden Wochen bieten wir weiterhin Onlineschulungen an. Die Onlineschulungen werden per Fernwart direkt bei an Ihrem PC in Ihrer Datenbank durchgeführt.

Mehr finden Sie dazu hier.