Blog der KaPlan Geschäftsführung

An dieser Stelle möchte ich Ihnen ab und zu Einblick in die kleine Firmenwelt von KaPlan mit seinen engagierten Mitarbeitern geben. In lockerer Form und kleinen Häppchen vielleicht für Ihre kurze Mittagspause geeignet.

Dies ist ein Blog und daher wähle ich einen lockeren Erzählstil. Unsere Arbeit ist professionell, aber hier möchte ich reden, wie es mir gefällt – ein paar mögliche Schreibfehler nicht ausgeschlossen. Das kann beim freizeitlichen Schreiben auf dem Sofa schon mal passieren.

Also: Gute Unterhaltung – oder wechseln Sie alternativ zu den Webseiten mit den „professionelleren“ Informationen.


Zu meiner Person

Hans-Jörg Jödike, Jahrgang 1965, ausgebildeter Programmierer (Diplom Informatiker, Rheinische Friedrich Wilhelms Universität zu Bonn), 100% Gesellschafter der KaPlan Software GmbH mit Sitz in Bonn (Plittersdorf).

Wie alles begann …

Es begab sich zu einer Zeit als wir – mein Uni-Kommilitone und ich – gerade ein Stück Software der deutschen Autobahn-Maut erfolgreich (wir wurden erst bei Version 2 – der letztlich erfolgreichen Version hinzu geholt) fertig gestellt hatten, als ich von einem guten Geschäftspartner gefragt wurde, ob ich nicht ein kleines Projekt umsetzen wolle. „Was in der Kirche“. Ja gut, kann man sich ja mal anschauen …

Und dann kam ein Stein ins rollen, der bis heute mein Berufs-Leben geprägt hat. Etwas Kirchenerfahrung … ja, begeistert in der katholischen Jugend und fast täglich im Pfarrheim abgehangen … aber ein Pfarrbüro kannte ich nicht wirklich.

Ja gut, dann setze ich mich da mal rein und guck mir an, wie man so arbeitet. Mit ein paar Pfarrsekretärinnen-Notizen und guten Fragestellungen wurden ein paar nette Funktionen im Rahmen eines sauberen Datenbank-Konzeptes innerhalb der ersten Wochen umgesetzt. Ein intensives und interessantes Erlebnis. OK … fertig?

Weit gefehlt. Das sprach sich rum. Die beglückte Pfarrsekretärin saß in einem Ausschuss namens „Pfarrbüro 2010“, welches sich der zukunftsorientierten Entwicklung und Formulierung der Tätigkeiten eines Pfarrbüros im Bistum widmete. Sie prahlte, wie einfach doch jetzt alles gehen würde. Schnell fanden sich 10 neidische Kolleginnen, die fortan als Pilotpfarreien agierten und auch erste Unterschiede in den Arbeitsweisen anzeigten.

OK. Passe ich die Software halt an. Wie gut, dass ich alles so flexibel konzipiert hatte. Doch nicht genug. Wer kennt und hört es nicht auch selbst: „Nützlich wäre jetzt auch noch unbedingt …“ (seufz)

Der Rest ist Geschichte. Seit nun über 11 Jahren.

Die KaPlan Familie

Der Begriff wurde mal auf einem Team-Event genannt und fortan zum geflügelten Begriff. Wir sehen uns (also alle Mitarbeiter) so und versuchen es auch zu leben. Eine Familie hält zusammen, man springt für den anderen in die Bresche (z.B. bei Krankheit) und hilft sich auch sonst aus, so dass das Gesamtkonstrukt „KaPlan“ für den Kunden stabil weiter läuft. In allen Bereichen: Schulung, Support, Vertrieb, Buchhaltung, Sekretariat und Geschäftsführung. 

Friede, Freude, Eierkuchen? Keineswegs. Familie bedeutet auch schon mal Meinungsverschiedenheit oder Störung aus dem privaten Umfeld. Doch auch dies versuchen wir gemeinschaftlich anzugehen, zu diskutieren, Ursachen offen zu benennen und das Grundproblem schließlich zu lösen. Dies hat bislang noch immer recht gut geklappt. Ich liebe meine 2. Familie (übrigens wie meine zuhause) !

Marktbegleiter

Ein netteres Wort für Konkurrenz. Aber ich sehe es differenzierter.

Zunächst: Grundsätzlich ja, es gibt sie natürlich. Aber Software ist nicht gleich Software. Dies fängt bei der verwendeten Technik an und den alternativen Installations- und Nutzungsformen für den Benutzer. Weiterhin zu nennen wären dann der Funktionsumfang sowie vor allem: die Nutzbarkeit – also (hoffentlich fehlende) Komplexität und Intuitivität beim Erlernen.

Nach Beurteilung und Gewichtung dieser Faktoren guckt man sich den Preis an und überlegt sich: was wird geboten? Wie effektiv kann ich damit arbeiten (Zeit ist Geld!) und wie vielen Mitarbeitern bringt es außerdem noch was? Ist die Gemeinde eingebunden? Gibt es positive Außenwirkung (Homepage-Aktualität) und Mitarbeitsmöglichkeiten im Umfeld (Ehrenamt und Dienste, die außerhalb des Pfarrbüros tätig sind)? Eine solche Betrachtungsweise nennt man auch Kosten-Nutzen-Analyse. So kann etwas kostenfreies plötzlich ganz alt aussehen …

Es sind letztlich immer unterschiedliche Denkansätze, die zu unterschiedlicher Software führen. Mal liegt der Fokus auf Kommunikation (Produkt CD), mal der Homepage (Produkt S), mal der schnellen Entwicklung geschuldet, die auf ein Framework aus der Industrie aufsetzte (Produkt IO) und daher leider im Pfarrbüro zu umständlicher Arbeitsweise führt.
Produktnamen zu den Abkürzungen CD, S und IO dürfen gerne geraten werden.

Ich wollte KaPlan anders entwickeln: Aus dem Pfarrbüro. Mit Hilfe und dem Know How der Pfarrsekretär(inn)en, hochrangigen Geistlichen (man denke nur an die Intentionenabrechnung), den Verwaltungsleitungen (fachlich abgestimmte Auswertungen und Übersichten), den Mitarbeitern im Umfeld (Ehrenamtlichen-Tätigkeiten, Veranstaltungen in der Gemeinde und Förderung der Gemeindearbeit) und nicht zuletzt den direkt involvierten Technikern und Helfern (zB. Homepage-Admins).
Alle wichtigen Aufgabenstellungen benötigen selten mehr als 3 Klicks und dieser Zeitvorteil nebst Flexibilität ist allen sehr wichtig.

Wir haben uns mal eine Funktionsmatrix erstellt und die marktbegleitenden Produkte fair und ergebnisoffen verglichen.  Jetzt erwarten Sie bitte nicht, dass ich mich selbstbeweihräuchernd über das Ergebnis auslasse. Sie sollten sich statt dessen selbst ein Bild von Ihrer Wunschsoftware machen und objektiv vergleichen. Ich könnte mir vorstellen, dass Sie auf KaPlan setzen und es nie wieder missen möchten.

Ein Wort zu Lizenzen

Ich bin ein Freund von transparenter und fairer Preisgestaltung. Aber was steckt dahinter? In jedem Fall: Wertigkeit. Im Gegensatz zu „billig“ oder „teuer“ bedeutet dies: Das Produkt gibt Ihnen soviel an Nutzen, Freude und natürlich Zeitersparnis im Bereich „lästige Tätigkeiten, Doppelerfassung oder Verschwendung“, dass Sie leicht erkennen: Das Geld welches Sie in KaPlan investieren … bekommen Sie vielfach zurück (auch Return on Investment, ROI, genannt). Hierzu hat es sogar vor Jahren einmal Untersuchungen – explizit mit KaPlan! – gegeben! Fazit: Ein mehr als lohnendes Investment. Jeden Monat aufs Neue. Mit immer weiter wachsendem Einsparpotential, da sich das Produkt unablässig weiter entwickelt.

Doch jetzt zum Kernthema, dem Begriff der „Lizenz“. Sie bekommen eine pauschale Nutzungsberechtigung für die Funktionen des Produktes. Dieses Produkt wurde über 10 Jahre entwickelt und das tut es selbstverständlich auch zukünftig. Und sie bezahlen für diese Leistungsfähigkeit anteilig kleine Häppchen Geld. Seien wir offen: etwa 15 € im Monat. Ein guter Programmierer würde übrigens im Monat – Vollzeit – ca. 8 bis 10 Tausend(!) Euro brutto kosten. Guter Deal, oder?

Aber die Lizenz beinhaltet noch mehr: Sie wünschen sich sicherlich qualitativ hochwertigen Support: Antwort auf Fragen jederzeit, wann Ihnen die Frage oder Anregung in den Sinn kommt? Dies realisieren wir gerne für Sie. Wie auch Ihre Arbeit vergütet wird, bekommen auch unsere Support-Kräfte (und derer sind bis zu 3 täglich für Sie da) Gehalt.  Und wieder können wir von rund 15 € ausgehen. Was ist mit dem Rest? Bitte denken Sie an das Management einer Firma: Buchhaltung, Vertrieb und einen Geschäftsführer, der Ihnen das Produkt über Jahre ohne Insolvenzgefahr als treuen Begleiter im Pfarrbüro zur Verfügung stellen möchte. Hierfür sind abermals ca. 15 € knapp kalkuliert.

Dieser Lizenzbetrag ist also die Lebensversicherung der Firma. An anderer Stelle seien die anderen transparenten Säulen der Preispolitik erklärt: Hosting und Nutzerlizenzen. Es sei vorweg genommen: Durchlaufende Posten mit nahezu keinem Nährwert für die Firma. Aber ein kostengünstiger Top-Service für Sie!

11 Jahre Preisstabilität

Und dann kam Corona …
(Fortsetzung folgt)