KaPlan und das Ehrenamt

KaPlan unterscheidet zwischen dem Programm (für „Hauptamtliche“) und KaPlan Web (für definierte „Ehrenamtliche“). Der Zugang für Ehrenamtlich ist dabei technisch einfach zu erlangen und kostenfrei. Wie überall in KaPlan wird auch in der Webversion ein hoher Standard an Datenschutz und Sicherheit eingehalten.

Hauptprogramm

Im Programm gibt es Funktionalitäten und Module, die durch individuelle Rechtevergabe verfügbar sind.

E-Mail Information und Menschenlisten

aus dem Programm heraus, können definierte, terminbeteiligte Personen oder auch Gruppierungen mit wenigen Klicks unmittelbar via E-Mail informiert werden.
Ebenfalls lassen sich personenspezifische Listen wie z.B. Geburtstagslisten erzeugen

Homepage-Integration

wichtige Inhalte, allem voran Termine, können nach einmaliger Einrichtung automatisch auf bisher jede Homepage übertragen werden.Hierbei sind inhaltliche und räumliche Differenzierungen möglich und sinnvoll, z.B. Gottesdienste, wichtige Termine aus dem Gemeindeleben, Pfarrheimbelegungsübersicht, etc…

Veranstaltungsmanagement

Zu jedem Termin (Vom Corona-Gottesdienst über den Grillabend, die Senioren-Bustour bis zur Erstkommunion) kann ein Veranstaltungsmanagement aktiviert werden. Hierin werden Anmeldungen, Prüfungen und Zusagen gemanaged. Werden die Termine automatisch in die Homepage integriert, ist auch eine Online-Anmeldung und -Reaktion unmittelbar verfügbar. Der Organisator des Termins sieht „Anmeldungen und Zusagen“ in seinem KaPlan Web. mehr…

Projektmanagement (mit Dokumentenfreigabe)

Vom jeweiligen Projektleiter werden Teilprojekte definiert und darin Aufgaben und Erledigungszeiträume festgelegt. Projektmitglieder erhalten definierte Rechte (Ansicht-, Schreib-,…) und sehen ihre Aufgaben und Termine ebenfalls in ihrem KaPlan-Web. Auch können den Projektmitgliedern einzelne Dokumente zur Ansicht freigegeben werden. Viele Pfarreien nutzen dies z.B. zur Organsiation des Pfarrfestes oder auch ganz einfach für Gremiensitzungen.

Modul Ehrenamtsverwaltung

Hierin werden die Wünsche, Skills und Verfügbarkeiten aller interessierten Menschen erfasst (Niemand, der sich engagieren möchte, gerät in Vergessenheit). Wird ein Ehrenamtsprojekt definiert, kann man gewichtete Anforderungen definieren. Im Programm werden dann die Anforderungen gegen den Pool gematched und ein Treffer-Ranking erzeugt. So können die „besten“ Ehrenamtler unmittelbar identifiziert und kontaktiert werden. Erfolgt eine Realisierung, sieht der Ehrenamtler alle relevanten Termine in seinem KaPlan Web.

Modul Prävention

Werden vom Präventionsbeauftragten für den Ehrenamtler Nachweise (z.B. erweitertes Führungszeugnis) oder Schulungen festgelegt, erhält dieser im KaPlan Web die einschlägige Information sowie eine Termin-Erinnerung im Fall von erforderlichen Wiederholungen.

KaPlan Web

In KaPlan Web steht dem Ehrenamtler auf seinem privaten Endgerät (Smartphone und/oder Tablet und/oder PC) ein an den ihm erteilten Rechten orientiertes Menü zur Verfügung.

aktuelle Gottesdienstordnung

ist selbsterklärend.

persönlicher Dienstplan

hier werden alle Termine (ob als Dienst im Gottesdienst oder als Besprechungsteilnehmer) gelistet, an denen die Person beteiligt ist. Diese Termine lassen sich automatisch in alle gängigen privaten elektronischen Kalendern integrieren.

Adressbuch

hier können definierte Adressdaten von Menschen mit vergeichbaren Aufgaben freigegeben werden, was natürlich jedoch datenschutzkonform erfolgen muss.

Raumbelegung

Der Ehrenamtler erhält für definierte Gebäude definierte Rechte, vom einer anonymisierten Belegungsansicht (für Putzfrauen) bis hin zur Möglichkeit, Räume zu konkreten Terminen anfragen – im Ausnahmefall sogar direkt buchen – zu können.

Veranstaltungen

Hier hat der Organisator stets einen Überblick über Anmeldungen und Zusagen

Gruppen

ist eine Übericht über Menschen, die ebenfalls der Gruppe angehören. Gruppen sind frei definierbar (z.B. Kirchenvorstand, Kirchenchor St. Musterheiliger, Kolpingsfamilie Beispielstadt,…)

Dienstverfügbarkeit und Dienstplanung

Beplante Menschen, die einen oder mehrere Dienste im Gottesdienst (Lekto, Kommunionhelfer, Ordnungsdienst, etc) übernehmen, können dem „Planer“ ähnlich Doodle ihre Verfügbarkeit melden.
Der ehrenamtliche Planer sieht die zu beplanenden Termine, die einplanbaren Menschen – gfls inkl derer Verfügbarkeitsmeldung – und plant die Dienste ein. Die Dienstplanung ist unmittelbar überall vefügbar und die eingeplanten Personen sehen ihre Dienste in ihren persönlichen Kalendern.

Abwesenheiten

hier werden im Programm hinterlegte Abwesenheiten – natürlich ohne Begründung – als ausgegrauter Tag visualisiert.

Projektmanagement und Dokumente

siehe oben in Programm. Hier werden Aufgaben und Termine angezeigt bzw. können Dokumente eingesehen werden. Eine Aufgabe kann als erledigt gekennzeichnet werden.

Ausblick

Im Laufe des Jahres werden noch weitere nützliche Funktionen hinzukommen, die die Kommunikation zwischen Ehrenamtlichen und die Publikation von Ehrenamtlichen Tätigkeiten maßgeblich erleichtern wird. Wir halten Sie auf dem Laufenden!